Praca zdalna okazjonalna przysługuje w wymiarze maksymalnie 24 dni w roku kalendarzowym. Pracownik może wykorzystać je pojedynczo, w kilku częściach albo jednorazowo, ale każdorazowo potrzebuje zgody pracodawcy. Sprawdź, jak złożyć wniosek, jakie obowiązki mają obie strony i co dzieje się po wyczerpaniu limitu.
Na czym polega praca zdalna okazjonalna?
Jest to incydentalna forma pracy poza stałym miejscem jej wykonywania. Z inicjatywą zawsze wychodzi pracownik, który składa wniosek w postaci papierowej albo elektronicznej.
Miejsce wykonywania obowiązków musi zostać wskazane przez pracownika i zaakceptowane przez pracodawcę. Może to być dom, mieszkanie członka rodziny albo inna lokalizacja, pod warunkiem że zapewnia bezpieczne i higieniczne warunki pracy.
Przepisy nie wymagają, aby pracownik należał do określonej grupy zawodowej lub rodzinnej. Z tej możliwości może skorzystać każdy pracownik zatrudniony na podstawie umowy o pracę, o ile charakter jego obowiązków pozwala na pracę zdalną.
Ile dni pracy zdalnej okazjonalnej przysługuje?
Roczny limit wynosi 24 dni kalendarzowe. Dotyczy on okresu od 1 stycznia do 31 grudnia, a nie kolejnych 12 miesięcy zatrudnienia.
Pracodawca nie może samodzielnie zmniejszyć ani zwiększyć tej puli. Nieprawidłowe byłoby na przykład ustalenie w regulaminie, że pracownik może korzystać z pracy zdalnej okazjonalnej przez 2 dni w miesiącu albo przez 30 dni w roku.
Dni można wykorzystać w dowolnym układzie:
- pojedynczo, w wybranych dniach,
- przez kilka następujących po sobie dni,
- w kilku odrębnych okresach,
- jednorazowo w całym przysługującym wymiarze.
Niewykorzystana pula nie przechodzi na kolejny rok. Pracownik nie otrzymuje również ekwiwalentu pieniężnego za dni, z których nie skorzystał.
Czy pracodawca może odmówić?
Tak. Wniosek o okazjonalną pracę zdalną nie jest dla pracodawcy wiążący. Może on odmówić albo zaproponować inny termin, a przepisy nie nakładają obowiązku podania uzasadnienia.
Odmowa nie może jednak prowadzić do dyskryminacji ani nierównego traktowania. Jeżeli pracownicy wykonują porównywalne obowiązki w takich samych warunkach, decyzje dotyczące ich wniosków powinny opierać się na obiektywnych przesłankach, takich jak konieczność obecności w biurze.
Pracodawca nie może również polecić pracownikowi okazjonalnej pracy zdalnej. Ta forma jest możliwa wyłącznie na wniosek zatrudnionej osoby.
Kiedy złożyć wniosek?
Kodeks pracy nie wskazuje konkretnego terminu, w którym należy przekazać wniosek. W praktyce można zrobić to nawet przed rozpoczęciem pracy w danym dniu, jednak wcześniejsze zgłoszenie ułatwia pracodawcy organizację pracy i podjęcie decyzji.
Pracodawca może określić sposób składania wniosków, na przykład przez system kadrowy, pocztę elektroniczną albo papierowy formularz. Nie powinien jednak wprowadzać warunku, który faktycznie ogranicza ustawowe prawo, takiego jak stały obowiązek składania wniosku z wielodniowym wyprzedzeniem bez uzasadnionej potrzeby.
Co po wykorzystaniu 24 dni?
Po wyczerpaniu limitu nie można dalej korzystać z pracy zdalnej na zasadach okazjonalnych. Wniosek dotyczący kolejnych dni może zostać rozpatrzony jako wniosek o zwykłą pracę zdalną, stałą albo hybrydową.
W takim przypadku zastosowanie mają pełne regulacje dotyczące pracy zdalnej. Pracodawca musi między innymi ustalić zasady organizacji pracy, rozliczania kosztów, zapewnienia sprzętu oraz kontroli.
Przekroczenie limitu 24 dni nie przedłuża pracy zdalnej okazjonalnej. Kolejne dni wymagają zastosowania zasad właściwych dla zwykłej pracy zdalnej.
Czy limit zależy od wymiaru etatu?
Przepisy wskazują limit 24 dni, ale nie uzależniają go wprost od wymiaru czasu pracy. Stanowisko Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej zakłada, że limit jest taki sam dla pracownika pełnoetatowego i niepełnoetatowego.
Oznacza to, że dzień pracy zdalnej okazjonalnej liczy się jako jeden dzień niezależnie od liczby godzin zaplanowanych w grafiku. Pracownik zatrudniony na pół etatu może więc wykorzystać jeden dzień także wtedy, gdy zgodnie z rozkładem miał pracować tylko przez kilka godzin.
W doktrynie prawa pracy pojawiały się odmienne opinie, zgodnie z którymi limit powinien być proporcjonalny do etatu. W samym przepisie nie ma jednak wyraźnego mechanizmu takiego przeliczenia.
Jakie obowiązki ma pracodawca?
Okazjonalna praca zdalna wiąże się z ograniczonym zakresem obowiązków pracodawcy. Nie musi on zapewniać sprzętu przeznaczonego do pracy zdalnej ani zwracać kosztów poniesionych przez pracownika.
Pracodawca powinien jednak przygotować dokumenty i procedury dotyczące bezpieczeństwa oraz ochrony informacji:
- ocenę ryzyka zawodowego związanego z pracą zdalną,
- informację o zasadach bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy,
- procedury ochrony danych osobowych i informacji,
- zasady przeprowadzania kontroli w miejscu pracy zdalnej.
W przypadku okazjonalnej pracy zdalnej nie stosuje się między innymi obowiązku pokrywania kosztów energii elektrycznej i usług telekomunikacyjnych, zapewniania narzędzi oraz finansowania ich instalacji, serwisu i konserwacji.
Co należy do pracownika?
Przed rozpoczęciem pracy pracownik składa papierowe lub elektroniczne oświadczenie, że wskazane miejsce zapewnia bezpieczne i higieniczne warunki. Samodzielnie organizuje stanowisko, uwzględniając zasady ergonomii.
Pracownik powinien także zapoznać się z oceną ryzyka zawodowego, informacją bhp oraz procedurami ochrony danych. Nadal odpowiada za właściwe zabezpieczenie dokumentów, sprzętu i informacji służbowych.
Praca zdalna nie może obejmować zadań szczególnie niebezpiecznych ani takich, które powodują przekroczenie norm właściwych dla pomieszczeń mieszkalnych. Wykluczone są także czynności związane z niebezpiecznymi substancjami, szkodliwymi czynnikami biologicznymi, promieniowaniem, intensywnym brudzeniem lub uciążliwymi zapachami.
Jak wygląda kontrola pracy zdalnej?
Pracodawca może kontrolować wykonywanie obowiązków, przestrzeganie bhp oraz ochronę danych. Sposób kontroli musi zostać uzgodniony z pracownikiem.
Kontrola odbywa się w godzinach pracy i w miejscu wykonywania pracy zdalnej. Jej forma powinna uwzględniać rodzaj zadań oraz warunki lokalowe.
Czynności kontrolne nie mogą naruszać prywatności pracownika ani innych osób przebywających w domu. Nie powinny też utrudniać korzystania z pomieszczeń zgodnie z ich przeznaczeniem.
Gdzie przechowywać wniosek?
Wniosek o okazjonalną pracę zdalną przechowuje się w części B akt osobowych pracownika. Dokument może mieć formę papierową albo elektroniczną, zależnie od sposobu przyjętego u pracodawcy.
Pracodawca powinien także prowadzić ewidencję wykorzystanych dni. Przepisy nie narzucają jednego systemu potwierdzania godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy, dlatego sposób rejestracji może zostać ustalony wewnętrznie.
Co wpisać do świadectwa pracy?
W świadectwie pracy należy wskazać liczbę dni okazjonalnej pracy zdalnej wykorzystanych przez pracownika w danym roku kalendarzowym. Informacja ta jest zamieszczana w części dotyczącej uprawnień pracowniczych.
Ma to znaczenie szczególnie przy zmianie zatrudnienia w trakcie roku. Limit odnosi się do roku kalendarzowego, dlatego przyjęcie nowej pracy nie powinno automatycznie oznaczać przyznania kolejnych 24 dni. Nowy pracodawca powinien uwzględnić pulę już wykorzystaną w tym samym roku.
Warto zapamiętać:
- Limit pracy zdalnej okazjonalnej wynosi 24 dni w roku kalendarzowym.
- Wniosek składa pracownik, a pracodawca może odmówić jego uwzględnienia.
- Niewykorzystane dni nie przechodzą na kolejny rok i nie podlegają wypłacie.
- Miejsce pracy zdalnej trzeba każdorazowo uzgodnić z pracodawcą.
- Po przekroczeniu limitu stosuje się zasady zwykłej pracy zdalnej.
