Świadectwo pracy – co zawiera i jak powinno wyglądać?

Świadectwo pracy pracodawca wydaje co do zasady w dniu ustania stosunku pracy. Dokument zawiera między innymi okres zatrudnienia, wymiar etatu, stanowiska, sposób rozwiązania umowy oraz informacje potrzebne do ustalenia uprawnień pracowniczych i emerytalnych. Sprawdź, jakie dane powinny się w nim znaleźć, kiedy można żądać korekty i co zrobić, gdy dokument nie zostanie wydany.

Co to jest świadectwo pracy?

Świadectwo pracy jest dokumentem potwierdzającym przebieg zatrudnienia u konkretnego pracodawcy. Nie stanowi opinii o pracowniku ani referencji. Jest oświadczeniem wiedzy, dlatego powinno przedstawiać wyłącznie fakty wynikające z dokumentacji pracowniczej.

Obowiązek wydania świadectwa wynika przede wszystkim z art. 97 Kodeksu pracy oraz przepisów rozporządzenia w sprawie świadectwa pracy. Dotyczy każdej umowy o pracę – na czas określony, nieokreślony i na okres próbny.

Pracodawca nie może wpisywać do dokumentu ocen, komentarzy ani subiektywnych informacji o jakości pracy. Świadectwo ma potwierdzać zatrudnienie i dane potrzebne do korzystania z praw pracowniczych oraz świadczeń z ubezpieczenia społecznego.

Kiedy trzeba wydać świadectwo pracy?

Jeżeli pracodawca nie planuje dalszego zatrudnienia pracownika, powinien wydać świadectwo w dniu rozwiązania albo wygaśnięcia stosunku pracy. Pracownik nie musi składać wniosku.

Za dzień ustania zatrudnienia uznaje się między innymi:

• ostatni dzień okresu wypowiedzenia,
• dzień złożenia oświadczenia przy rozwiązaniu umowy bez wypowiedzenia,
• ostatni dzień obowiązywania umowy zawartej na czas określony,
• dzień wystąpienia zdarzenia powodującego wygaśnięcie stosunku pracy,
• datę wskazaną w porozumieniu stron jako dzień zakończenia umowy.

Jeżeli osobiste wydanie dokumentu pracownikowi lub osobie przez niego upoważnionej nie jest możliwe z przyczyn obiektywnych, pracodawca powinien przesłać świadectwo albo doręczyć je w inny sposób w ciągu 7 dni od dnia ustania zatrudnienia. Koszt doręczenia ponosi pracodawca.

Pracownik może udzielić innej osobie papierowego albo elektronicznego upoważnienia do odbioru dokumentu. Nie można natomiast zobowiązać go do osobistego odebrania świadectwa w siedzibie firmy.

Kiedy świadectwo pracy nie jest wydawane automatycznie?

Wyjątek dotyczy sytuacji, w której pracodawca zawiera z tym samym pracownikiem kolejną umowę o pracę w ciągu 7 dni od rozwiązania lub wygaśnięcia poprzedniej. Wtedy świadectwo za zakończony okres jest wydawane na wniosek pracownika.

Wniosek może mieć postać papierową lub elektroniczną i może obejmować:

• poprzedni okres zatrudnienia,
• wszystkie okresy zatrudnienia, za które nie wydano świadectwa,
• jeden wskazany stosunek pracy,
• kilka zakończonych umów u tego samego pracodawcy.

Pracodawca powinien wydać dokument w ciągu 7 dni od otrzymania wniosku. Jeśli po zakończeniu umowy strony będą współpracować na podstawie umowy cywilnoprawnej albo pracownik rozpocznie własną działalność, nie zmienia to obowiązku wydania świadectwa pracy.

Co powinno zawierać świadectwo pracy?

Zakres informacji wynika z obowiązującego wzoru świadectwa pracy. Pracodawca nie powinien pomijać danych, które mogą wpływać na ustalenie uprawnień pracownika.

Dokument powinien obejmować w szczególności:

• okres lub okresy zatrudnienia,
• wymiar czasu pracy w czasie trwania stosunku pracy,
• rodzaj wykonywanej pracy, stanowiska lub pełnione funkcje,
• tryb i podstawę prawną rozwiązania umowy albo podstawę jej wygaśnięcia,
• stronę, która dokonała wypowiedzenia,
• okres, za który przysługuje odszkodowanie z powodu skrócenia okresu wypowiedzenia,
• wykorzystany urlop wypoczynkowy w roku ustania zatrudnienia,
• wykorzystany urlop bezpłatny, ojcowski, rodzicielski i wychowawczy wraz z podstawą prawną,
• urlop opiekuńczy i zwolnienia od pracy wykorzystane w roku ustania zatrudnienia,
• zwolnienie z powodu działania siły wyższej,
• liczbę dni okazjonalnej pracy zdalnej,
• liczbę dni, za które pracownik otrzymał wynagrodzenie na podstawie art. 92 Kodeksu pracy,
• okres czynnej służby wojskowej lub jej form zastępczych,
• pracę w szczególnych warunkach albo w szczególnym charakterze,
• wykorzystane dodatkowe urlopy, uprawnienia i świadczenia,
• okresy nieskładkowe uwzględniane przy ustalaniu emerytury lub renty,
• zajęcie wynagrodzenia w postępowaniu egzekucyjnym,
• niezaspokojone należności ze stosunku pracy z powodu braku środków pracodawcy.

Na żądanie pracownika pracodawca zamieszcza także informacje o wysokości i składnikach wynagrodzenia oraz uzyskanych kwalifikacjach. Dane powinny być zgodne z dokumentacją, a ich zakres musi odpowiadać przepisom – świadectwo pracy nie jest miejscem na opis osiągnięć, szkoleń czy ocen okresowych, jeżeli nie przewiduje tego wzór lub żądanie pracownika.

Jak prawidłowo wskazać sposób rozwiązania umowy?

Jednym z częstszych błędów jest niewłaściwe określenie trybu zakończenia zatrudnienia. W świadectwie trzeba wskazać, czy umowa została rozwiązana za porozumieniem stron, za wypowiedzeniem, bez wypowiedzenia czy z upływem czasu, na który ją zawarto.

Przy rozwiązaniu za wypowiedzeniem albo bez wypowiedzenia należy dodatkowo wskazać stronę składającą oświadczenie. Przy rozwiązaniu bez wypowiedzenia trzeba podać właściwą podstawę prawną, na przykład art. 52, 53 albo 55 Kodeksu pracy.

Świadectwo pracy powinno zawierać dokładny tryb i podstawę prawną zakończenia zatrudnienia, bez rozszerzania tej informacji o subiektywną ocenę przyczyn odejścia pracownika.

Jeżeli pracownik rozwiązał umowę bez wypowiedzenia z winy pracodawcy, prawidłowy zapis powinien wskazywać rozwiązanie przez pracownika oraz właściwą podstawę prawną, w tym art. 55 Kodeksu pracy, jeżeli ma zastosowanie.

Jakie informacje dodano do świadectwa pracy?

Zmiany w prawie pracy związane z wdrożeniem rozwiązań wynikających z dyrektywy Work-life balance wpłynęły na zakres danych ujmowanych w świadectwie. Dotyczy to przede wszystkim korzystania z nowych uprawnień.

W dokumencie wykazuje się między innymi:

• zwolnienie od pracy z powodu działania siły wyższej,
• wykorzystany urlop opiekuńczy,
• liczbę dni okazjonalnej pracy zdalnej,
• zwolnienie na opiekę nad dzieckiem do 14 lat,
• ochronę stosunku pracy związaną z korzystaniem z urlopu wychowawczego.

Pracodawca powinien stosować aktualny wzór dokumentu i sprawdzać, czy dane dotyczące urlopów oraz zwolnień obejmują właściwy rok kalendarzowy. Pomyłka w tych pozycjach może utrudnić pracownikowi wykazanie uprawnień u kolejnego pracodawcy albo w instytucji publicznej.

W jakiej formie można wydać świadectwo pracy?

Świadectwo może zostać sporządzone w postaci papierowej albo elektronicznej. Dokument elektroniczny powinien zostać opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym i przekazany w sposób pozwalający pracownikowi na jego otrzymanie oraz zachowanie.

Pracownik nie ma obowiązku udostępniania pracodawcy prywatnego adresu e-mail. Jeżeli nie wyrazi zgody na elektroniczne doręczenie albo nie poda adresu do tego celu, pracodawca powinien skorzystać z papierowej formy przekazania dokumentu.

Wraz ze świadectwem pracownik powinien otrzymać również informację o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej, możliwości jej odbioru oraz skutkach nieodebrania dokumentacji po upływie przewidzianego terminu.

Jak sprostować błędne świadectwo pracy?

Pracownik powinien sprawdzić dokument niezwłocznie po jego otrzymaniu. Jeżeli znajdzie nieprawidłowość, może wystąpić do pracodawcy z wnioskiem o sprostowanie w ciągu 14 dni.

Wniosek warto dokładnie uzasadnić i dołączyć dokumenty potwierdzające prawidłowe dane, na przykład umowę, aneks, ewidencję urlopową albo decyzję dotyczącą rozwiązania stosunku pracy.

Po otrzymaniu wniosku pracodawca powinien:

1. sprawdzić wskazane informacje i dokumentację pracowniczą,
2. wydać nowe świadectwo pracy, jeżeli wniosek jest zasadny,
3. przekazać pracownikowi zawiadomienie o odmowie sprostowania, jeżeli nie uwzględnia żądania,
4. wykonać te czynności w terminie 7 dni od otrzymania wniosku.

W razie odmowy pracownik ma 14 dni od otrzymania zawiadomienia na skierowanie żądania do sądu pracy. Jeżeli pracodawca nie przekaże informacji o odmowie, pracownik również może wystąpić do sądu.

Po upływie 14 dni pracownik może nadal zwrócić się do pracodawcy o zmianę dokumentu, choć pracodawca nie ma już takiego samego obowiązku proceduralnego. Jeżeli pracodawca sam zauważy błąd, powinien przekazać nowe świadectwo z aktualną datą oraz pismo opisujące przyczynę i zakres korekty.

Co zrobić, gdy pracodawca nie wydaje świadectwa?

Brak dokumentu może utrudniać podjęcie nowej pracy, uzyskanie świadczeń dla osób bezrobotnych albo ustalenie stażu potrzebnego do określonych uprawnień. W pierwszej kolejności warto wysłać pracodawcy pisemne wezwanie do wydania świadectwa i zachować potwierdzenie doręczenia.

Pracownik może następnie wystąpić do sądu pracy z żądaniem zobowiązania pracodawcy do wydania dokumentu. Jeżeli firma nie istnieje, nie ma osób uprawnionych do reprezentacji, została zlikwidowana albo wykonanie orzeczenia jest niemożliwe, można żądać ustalenia prawa do otrzymania świadectwa.

Orzeczenie sądu może zastąpić świadectwo pracy. Powinny wynikać z niego co najmniej:

• okres i rodzaj wykonywanej pracy,
• wymiar czasu pracy,
• zajmowane stanowiska lub pełnione funkcje,
• tryb rozwiązania albo wygaśnięcia stosunku pracy.

Pracownik może również złożyć skargę do Państwowej Inspekcji Pracy. Kontrola PIP nie zastępuje jednak postępowania sądowego w sprawie odszkodowania lub ustalenia uprawnień.

Kiedy można żądać odszkodowania?

Pracownik może dochodzić naprawienia szkody, jeżeli świadectwo nie zostało wydane w terminie albo zawierało nieprawdziwe informacje. Sam błąd lub opóźnienie nie zawsze wystarcza do uzyskania pieniędzy – trzeba wykazać szkodę oraz związek między działaniem pracodawcy a jej powstaniem.

Przykładem może być odmowa zatrudnienia z powodu braku świadectwa albo niemożność uzyskania świadczenia dla osoby bezrobotnej. Maksymalna wysokość odszkodowania odpowiada wynagrodzeniu za czas pozostawania bez pracy z tego powodu, jednak nie więcej niż za 6 tygodni.

Niewydanie świadectwa w terminie jest wykroczeniem przeciwko prawom pracownika. Pracodawcy grozi za nie grzywna od 1000 do 30 000 zł.

Jak pracodawca powinien przygotować dokument?

Przygotowanie świadectwa wymaga porównania danych z akt osobowych, ewidencji czasu pracy, dokumentacji urlopowej i dokumentów dotyczących zakończenia umowy. Szczególną uwagę należy poświęcić datom, wymiarowi etatu oraz wykorzystanym uprawnieniom w roku ustania zatrudnienia.

Przed wydaniem dokumentu pracodawca powinien:

• ustalić prawidłową datę ustania stosunku pracy,
• sprawdzić tryb i podstawę prawną rozwiązania lub wygaśnięcia umowy,
• zweryfikować wszystkie urlopy i zwolnienia wykazywane w świadectwie,
• sprawdzić informacje o zajęciu wynagrodzenia oraz niezaspokojonych należnościach,
• zastosować aktualny wzór dokumentu,
• zachować potwierdzenie wydania albo wysłania świadectwa.

Dokument należy przekazać niezależnie od rozliczenia sprzętu, samochodu, zaliczki czy innych spraw majątkowych. Pracodawca nie może wstrzymywać świadectwa do czasu zakończenia tych czynności.

Rozliczenie pracownika nie jest warunkiem wydania świadectwa pracy. Dokument powinien zostać przekazany w ustawowym terminie, nawet jeśli między stronami pozostały inne kwestie do wyjaśnienia.

Podstawę prawną stanowią przede wszystkim ustawa z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy oraz rozporządzenie w sprawie świadectwa pracy. W przypadku wątpliwości dotyczących konkretnego przypadku warto skorzystać z pomocy specjalisty prawa pracy albo informacji udzielanych przez Państwową Inspekcję Pracy.