Czy można zwolnić pracownika na L4? Wyjaśniamy przepisy

Co do zasady nie można wypowiedzieć umowy pracownikowi przebywającemu na L4, ale ochrona nie jest bezterminowa. Wyjątkiem może być między innymi długotrwała choroba, ciężkie naruszenie obowiązków pracowniczych, upadłość albo likwidacja pracodawcy. Sprawdź, kiedy rozwiązanie umowy jest dopuszczalne i jak przeprowadzić je zgodnie z przepisami.

Jak działa ochrona pracownika na L4?

Podstawą ochrony jest art. 41 Kodeksu pracy. Pracodawca nie może wypowiedzieć umowy w czasie usprawiedliwionej nieobecności pracownika, jeżeli nie upłynął jeszcze okres pozwalający na rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia.

Zwolnienie lekarskie jest usprawiedliwioną nieobecnością, dlatego standardowe wypowiedzenie wręczone w trakcie L4 jest co do zasady niedopuszczalne. Ochrona dotyczy zarówno umów na czas określony, jak i umów na czas nieokreślony.

Zakaz odnosi się do momentu złożenia wypowiedzenia. Jeżeli pracownik otrzymał je przed rozpoczęciem choroby, późniejsze L4 nie wstrzymuje ani nie wydłuża okresu wypowiedzenia. Umowa rozwiąże się w terminie wskazanym w oświadczeniu pracodawcy.

L4 chroni pracownika przed rozpoczęciem wypowiedzenia w czasie choroby, ale nie anuluje wypowiedzenia złożonego wcześniej, gdy pracownik był obecny i zdolny do pracy.

Kiedy można zwolnić pracownika na L4?

Pracodawca może rozwiązać umowę podczas choroby w kilku wyjątkowych sytuacjach. Każda z nich wymaga odrębnej analizy, zebrania dowodów i zachowania właściwej formy.

Długotrwała niezdolność do pracy

Najważniejszy wyjątek wynika z art. 53 Kodeksu pracy. Pozwala on rozwiązać umowę bez wypowiedzenia z przyczyn niezawinionych przez pracownika, gdy niezdolność do pracy przekroczy ustawowy okres ochronny.

Długość tego okresu zależy od stażu u danego pracodawcy oraz od przyczyny choroby:

Standardowy okres zasiłkowy wynosi 182 dni. Może zostać wydłużony do 270 dni w przypadku gruźlicy albo niezdolności do pracy przypadającej w czasie ciąży. Jeżeli po tym czasie pracownik pobiera świadczenie rehabilitacyjne, ochrona obejmuje również jego pierwsze trzy miesiące.

Przy stażu krótszym niż 6 miesięcy nie trzeba czekać do końca okresu zasiłkowego. Pracodawca może złożyć oświadczenie po upływie ponad 3 miesięcy niezdolności do pracy, o ile pracownik nadal jest niezdolny do pracy.

Zwolnienie dyscyplinarne

Choroba nie wyklucza rozwiązania umowy bez wypowiedzenia z winy pracownika. Podstawą jest art. 52 Kodeksu pracy, który ma zastosowanie w razie ciężkiego naruszenia podstawowych obowiązków pracowniczych.

Przykładem może być wykorzystywanie L4 niezgodnie z jego celem. Ocena zależy jednak od rodzaju zwolnienia, zaleceń lekarskich i rzeczywistego wpływu zachowania na proces leczenia. Sam wyjazd z miejsca zamieszkania nie zawsze przesądza o naruszeniu obowiązków.

Przed podjęciem decyzji pracodawca powinien zgromadzić wiarygodne dowody, na przykład dokumentację kontroli, zeznania świadków, zdjęcia albo protokół sporządzony przez ZUS. Oświadczenie dyscyplinarne trzeba złożyć w ciągu 1 miesiąca od uzyskania wiadomości o przewinieniu.

Porozumienie stron

Umowę można zakończyć także podczas L4 na mocy porozumienia stron. Pracownik musi jednak dobrowolnie wyrazić zgodę. Pracodawca nie może wymusić podpisu ani traktować odmowy jako naruszenia obowiązków.

Strony mogą ustalić dowolną datę rozwiązania umowy, bez zachowania okresu wypowiedzenia. Porozumienie powinno mieć formę pisemną i jasno określać datę ustania zatrudnienia.

Co zmienia upadłość lub likwidacja firmy?

W razie ogłoszenia upadłości albo rzeczywistej likwidacji pracodawcy ochrona wynikająca z art. 41 Kodeksu pracy nie obowiązuje w zwykłym zakresie. Oznacza to możliwość wypowiedzenia umowy także pracownikowi przebywającemu na L4.

Samo zamknięcie oddziału lub wykreślenie przedsiębiorcy z ewidencji nie zawsze oznacza likwidację zakładu pracy w rozumieniu przepisów. Decydujące znaczenie ma faktyczne zakończenie działalności pracodawcy oraz okoliczności konkretnej sprawy.

Jeżeli pracownik ma trzymiesięczny okres wypowiedzenia, pracodawca może w tych warunkach skrócić go do jednego miesiąca. Za pozostałą część okresu wypowiedzenia należy wypłacić odszkodowanie, a skrócony czas wlicza się do stażu pracy.

Jakie inne okresy nieobecności podlegają ochronie?

Ochrona nie dotyczy wyłącznie zwolnienia lekarskiego. Obejmuje także inne usprawiedliwione nieobecności, między innymi urlopy oraz opiekę nad dzieckiem. Zakres ochrony zależy od rodzaju nieobecności i podstawy prawnej.

W szczególny sposób chronieni są również pracownicy w ciąży, osoby korzystające z urlopów związanych z rodzicielstwem, pracownicy w wieku przedemerytalnym oraz niektórzy działacze związkowi. W wielu przypadkach obowiązują jednak wyjątki dotyczące dyscyplinarnego rozwiązania umowy, upadłości lub likwidacji pracodawcy.

Pracodawca nie powinien zakładać, że każda nieobecność daje identyczną ochronę. Przed przygotowaniem dokumentów trzeba ustalić, z jakiego uprawnienia korzysta pracownik i czy nie występuje szczególna podstawa ograniczająca ochronę.

Jak przygotować rozwiązanie umowy podczas L4?

Podstawa prawna nie wystarcza. Pracodawca powinien również poprawnie przeprowadzić czynności formalne:

1. ustalić rodzaj umowy, staż zakładowy i dokładny okres niezdolności do pracy,
2. sprawdzić, czy pracownik nadal korzysta z ochrony i czy nie wrócił do pracy,
3. zweryfikować obowiązek konsultacji z zakładową organizacją związkową,
4. przygotować pisemne oświadczenie z konkretną podstawą i przyczyną rozwiązania umowy,
5. doręczyć dokument w sposób pozwalający ustalić datę jego skutecznego złożenia,
6. wydać świadectwo pracy z prawidłowym wskazaniem trybu ustania zatrudnienia.

Oświadczenie może zostać doręczone osobiście, listem poleconym za potwierdzeniem odbioru albo kurierem. Dopuszczalna jest również forma elektroniczna, ale dokument musi zostać opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Wysłanie zwykłego e-maila lub skanu podpisanego pisma może nie spełnić wymogu formy pisemnej. Przy przesyłce pocztowej trzeba zachować kopię dokumentu, dowód nadania, potwierdzenie odbioru oraz informacje o awizowaniu.

Jeżeli pracodawca ma obowiązek konsultacji związkowej, powinien zawiadomić organizację o zamiarze rozwiązania umowy i wskazać przyczynę. Brak wymaganej konsultacji może doprowadzić do podważenia decyzji nawet wtedy, gdy sama przyczyna była uzasadniona.

Co może zrobić pracownik po zwolnieniu?

Pracownik, który uważa rozwiązanie umowy za bezprawne, może odwołać się do sądu pracy. Termin na wniesienie odwołania wynosi 21 dni od doręczenia oświadczenia.

W zależności od rodzaju naruszenia pracownik może żądać przywrócenia do pracy albo odszkodowania. W przypadku wadliwego rozwiązania bez wypowiedzenia odszkodowanie co do zasady odpowiada wynagrodzeniu za okres wypowiedzenia.

Po rozwiązaniu umowy na podstawie art. 53 Kodeksu pracy pracownik może również zgłosić chęć powrotu do pracy w ciągu 6 miesięcy od ustania zatrudnienia. Ponowne zatrudnienie następuje w miarę możliwości, a zgłoszenie powinno zostać dokonane niezwłocznie po ustaniu przyczyny nieobecności.

Jakie informacje o L4 może uzyskać pracodawca?

Pracownik nie musi ujawniać pracodawcy diagnozy ani szczegółów dotyczących stanu zdrowia. E-ZLA przekazywane za pośrednictwem ZUS zawiera dane potrzebne do ustalenia prawa do świadczeń, ale nie informuje pracodawcy o rozpoznaniu choroby.

Pracodawca może ustalić okres niezdolności do pracy oraz przeprowadzić kontrolę prawidłowości wykorzystywania zwolnienia w zakresie przewidzianym przepisami. Nie powinien jednak pytać, na co pracownik choruje ani wymagać przedstawienia dodatkowych informacji medycznych.

W sprawie zwolnienia na L4 liczą się przede wszystkim dokładne daty, właściwy tryb rozwiązania umowy i rzetelna dokumentacja. Przekroczenie terminu albo błąd formalny może skutkować przegraną w sądzie pracy.

Warto zapamiętać

Najważniejsze zasady:

• zwykłe wypowiedzenie podczas usprawiedliwionej nieobecności jest co do zasady niedopuszczalne,
• długotrwała choroba może uzasadniać rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia po upływie okresu ochronnego,
• L4 nie chroni przed zwolnieniem dyscyplinarnym, jeżeli pracownik ciężko naruszył obowiązki,
• porozumienie stron wymaga dobrowolnej zgody pracownika,
• pracodawca powinien sprawdzić terminy, konsultacje i sposób doręczenia przed złożeniem oświadczenia.